Tempus fugit. La gestión del tiempo desde la perspectiva de la pérdida del tiempo.

Un proyecto de diseño bien gestionado es aquel que otorga los recursos humanos, económicos y temporales necesarios para su ejecución. Si estos tres ejes están bien definidos es fácil que el proyecto avance correctamente y tenga un final feliz. No obstante, estoy convencida de que habrás podido vivir más de una experiencia laboral desagradable debida a una mala planificación de alguno de estos tres ejes o los tres a la vez: equipo, dinero y tiempo. En este texto trataré de analizar algunas cuestiones sobre el tercer factor, la gestión del tiempo y cómo afrontarla desde un punto de vista más inclusivo.

Todos los diseñadores que conozco organizan el tiempo en base a las necesidades del proyecto: fechas de entrega, necesidades de producción, etc. Y lo hacen lo mejor que saben. Aún así, no conozco profesionales más abrumados por la falta de tiempo que este colectivo. Cuando se acerca una entrega, siempre se les hecha encima y desearían tener más para que el proyecto fuera mejor. No tengo una fórmula mágica para ganar tiempo, lo siento. Pero sí puedo explicar algunos malentendidos respecto a lo que se denomina perderlo. Conocer estos “enemigos” de cerca puede ayudar a considerarlos cómplices la próxima vez que haya que planificar un proyecto y poder ganar en eficacia.

El primero de ellos es el verbo procrastinear. Seguro que en más de una ocasión te has visto realizando tareas absolutamente innecesarias relacionadas con “perder el tiempo” en vez de afrontar aquella que sí es necesaria y a veces, hasta urgente. Lo que sucede es que estás inmerso en lo que los psicólogos definen como un mecanismo de evasión ante la ansiedad que provoca enfrentarse a una tarea o decisión difícil. Como por ejemplo una hoja en blanco. De este modo, cuando te pasan las horas en Facebook viendo vídeos de gatos, en realidad no solamente estas perdiendo el tiempo, también estas alimentando al monstruo del miedo a la acción. No pasa nada. Lo que tenemos que hacer con la procrastinación es asumirla como parte del comportamiento humano, de todos los humanos. Y con aceptarla e introducirla como parte del proceso creativo será suficiente.

El segundo gran enemigo de la eficacia es el término multitasking. Sabemos que el multitasking proporciona un mayor rendimiento a nuestros ordenadores pero no existe esta capacidad entre los seres humanos. El cerebro humano realiza las tareas secuencialmente, una detrás de otra. Y pretender hacer dos tareas a la vez, como por ejemplo mantener una conversación por teléfono y escribir un e-mail simultáneamente, es perder el tiempo. Al cambiar continuamente el contexto de la acción, nuestro cerebro requiere redirigir la concentración continuamente, con la consecuente pérdida de datos en la conversación telefónica y el aumento de probabilidades de redactar mal el mensaje. Errores cuyas consecuencias llevará tiempo solucionar. Así que olvídate del multitasking. Aprende a aceptar esta limitación y haz las tareas una a una. El tiempo rendirá más y mejor.

El tercero es que lo urgente siempre se come lo importante. Pasamos buena parte de nuestro día a día resolviendo urgencias en vez de dedicarlo realmente a lo importante  y eso puede ser una gran pérdida de tiempo. Deja que me explique. En economía existe el llamado Principio de Pareto o regla del 80-20, que establece que el 80% de las consecuencias están causadas por el 20% de las causas. Así pues, el 80% de las urgencias del día a día vienen provocadas por el 20% de los clientes. Trata de detectar ese 20% de clientes que se comen tu tiempo. Timothy Ferriss en su Best Seller The 4-hour workweek, sugiere además que el 80% de los beneficios los genera el 20% de los clientes. Compara si ese 20% que se come el tiempo coincide con el que genera los beneficios. Si no coincide, actúa.

Finalmente es curiosa también la llamada Ley de Parkinson. Esta ley establece que el trabajo se expande todo el tiempo que se disponga para su realización. Eso significa que si le asignamos 2 meses, tardaremos 2 meses en hacerlo, pero si le asignamos 15 días, lo haremos en 15 días. De hecho, el trabajo tendemos a hacerlo en el último momento hayamos tenido mucho o poco tiempo para hacerlo. Lo que podemos derivar de esta ley es que el proyecto es flexible y que nuestra capacidad para resolverlo es muy alta. Lo que demuestra que al final, no se trata de disponer de mucho tiempo sino de trabajar concentrado. Pero de concentración, hablaremos otro día.

Para terminar, quisiera recomendar algunas herramientas gráficas útiles para la gestión del tiempo. Ya conoces al calendario. A este respecto, compártelo con tu equipo y úsalo como agenda en todos tus dispositivos. Pero para gestionar el tempo de un proyecto propongo que uses un diagrama de Gantt. És una herramienta muy usada en las ingenierias y la administración de empresas pero muy poco conocida por los diseñadores gráficos. Su funcionamiento se basa en la fragmentación del proyecto en unidades de trabajo, donde cada unidad contiene determinadas tareas. El hecho de fragmentar el proyecto en pequeñas tareas tiene dos ventajas: la primera es que podremos asignar recursos a cada unidad con mayor precisión y la segunda es que muchas de estas unidades podrán reutilizarse en proyectos futuros. Existen muchos programas para realizar gráficos Gantt on-line. Sencillos de utilizar, ideales para compartir e incluso los hay bonitos. No acostumbran a ser gratuitos pero tampoco son caros, pruébalos 30 días. Ya me contarás.

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Autor: Rosa Llop
Publicado en VISUAL Nº156, pag.12

Rosa Llop © © 2012

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